Afleveringen
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Warum große Hauruck-Aktionen in puncto Büroorganisation meistens in Überforderung enden und warum ich persönlich wenig von diesen Mammutprojekten halte, erfährst du in dieser Folge. Ich teile meine Praxiserfahrung als selbstständige Bürodienstleisterin und Mentorin mit dir und zeige auf, warum übereilte Vorhaben wie ein spontaner Softwareumzug meistens schnell scheitern.
Stattdessen lernst du das bewährte Scheibchen-Prinzip kennen, mit dem du deine Orga-Arbeit in kleine, alltagstaugliche Teilschritte zerlegst, ohne dein laufendes Business zu blockieren. Ich stelle dir fünf einfache Stellschrauben vor, die sofort spürbare Entlastung und dauerhafte Struktur in dein Backoffice bringen.
Und nun viel Spaß und Erfolg beim Zuhören und Umsetzen!
▶ Zum passenden Blogartikel kommst du hier:
https://www.bueroservice-lankes.de/post/kleine-stellschrauben-104
▶ Den Business-Struktur-Club findest du hier:
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▶ Den Podcast OfficeTalk findest du hier: 🎧 Apple Podcasts: https://apple.co/3BLh8QV 🎧 Spotify: https://spoti.fi/2YVOYEo 🎧 Deezer: https://deezer.com/show/2455922 🎧 Amazon Music: https://amzn.to/2YXofqY
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Das E-Mail-Postfach wächst uns im stressigen Büroalltag schnell über den Kopf, besonders wenn wir dem starren Dogma von „Inbox Zero“ hinterherjagen. In dieser Folge des OfficeTalks räumen wir mit dem Mythos des permanent leeren Posteingangs auf und zeigen dir, wie du mit festen Zeitfenstern und der 4D-Methode die volle Kontrolle über deine Nachrichten behältst.
Erfahre, warum ein strukturierter Wochenabschluss am Freitag der Schlüssel für ein erholsames Wochenende ist und wie kleine Stellschrauben deine Büroorganisation nachhaltig stärken.
Und nun viel Spaß und Erfolg beim Zuhören und Umsetzen!
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https://www.bueroservice-lankes.de/post/inbox-zero-ohne-druck-103
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Zijn er afleveringen die ontbreken?
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In dieser Folge von OfficeTalk sprechen wir darüber, wie du am Freitagnachmittag mit einem richtig guten Gefühl den Laptop zuklappen kannst. Ich zeige dir Schritt für Schritt, wie mein eigener Wochenabschluss aussieht und wie du durch diese einfache Routine langfristig Ordnung in deinen digitalen Dokumenten und Aufgaben hältst.
Und nun viel Spaß und Erfolg beim Zuhören und Umsetzen!
▶ Zum passenden Blogartikel kommst du hier:
https://www.bueroservice-lankes.de/post/wochenabschluss-102
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▶ Kostenlose Info-Veranstaltung zum BSC am 2. Juni 2026:
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In dieser Folge geht es um das Thema Mental Load in der Selbstständigkeit – also diese unsichtbare To-Do-Liste im Kopf, die uns gerade als selbstständige Mamas unendlich viel Energie raubt. Ich erkläre dir, warum das ständige Mitdenken und Vorausplanen von Familie und Backoffice oft anstrengender ist als die eigentliche Arbeit selbst. Aber wir können das Ganze gezielt in den Griff bekommen: Ich gebe dir drei ganz einfache, pragmatische Schritte mit, wie du die unzähligen offenen Tabs in deinem Gehirn endlich schließen kannst. Wir schauen uns an, wie radikales Aufschreiben, ein festes System und die passenden Routinen dir deine mentale Freiheit und die Freude an deinem Business zurückbringen.
Und nun viel Spaß und Erfolg beim Zuhören und Umsetzen!
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Wir feiern Jubiläum! 100 Folgen OfficeTalk – das bedeutet hunderte Tipps für dein Backoffice, tausende Minuten Struktur-Talk und über 4.100 treue Hörerinnen und Hörer. Zur Feier des Tages habe ich die Rollen getauscht und beantworte eure brennendsten Fragen.In dieser Folge erfährst du:Wie alles 2008 am Küchentisch begann (und warum ich damals Schreibservice für Epiliergeräte-Interviews gemacht habe).Warum ich trotz 18 Jahren Erfahrung als Organisations-Expertin manchmal vor Wäschebergen kapituliere.Welche Momente mich fast zum Aufgeben gebracht haben und wie ich mich aus dem Corona-Chaos gerettet habe.Was der wahre „Gamechanger“ für mein Business-Wachstum war (Spoiler: Es ist kein Tool!).Warum virtuelles Coworking weit mehr ist als nur gemeinsames Tippen.Lass uns gemeinsam hinter die Kulissen blicken und feiere mit mir diesen Meilenstein. Vielen Dank für dein Vertrauen!
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In dieser Folge schauen wir uns etwas an, das oft als total profan abgestempelt wird: deinen Schreibtisch. Wir gewöhnen uns im Homeoffice schnell an unpraktische Abläufe, dabei beeinflusst unsere direkte Umgebung massiv, wie konzentriert wir arbeiten können. Ich erzähle dir, warum eine Teilnehmerin im Club plötzlich ihren Monitor hochkant gedreht hat und wie mir ein neuer Bürostuhl gegen Rückenschmerzen geholfen hat. Du bekommst drei einfache Fragen an die Hand, mit denen du deinen Arbeitsplatz sofort optimieren kannst, um Zeit und Energie zu sparen. Es sind oft die kleinen technischen oder räumlichen Anpassungen, die im Alltag den größten Unterschied machen.
Viel Spaß und Erfolg beim Zuhören und Umsetzen!
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https://www.bueroservice-lankes.de/post/arbeitsplatz-optimieren-99
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In der heutigen Folge spreche ich darüber, wie du das Aufschieben von ungeliebten Aufgaben wie Buchhaltung oder Ablage endlich stoppst. Ich stelle dir das Konzept des virtuellen Coworkings vor, das kein Kaffeeklatsch ist, sondern fokussiertes Arbeiten mit der motivierenden Präsenz anderer Selbstständiger.
Erfahre, warum ein verbindlicher Termin im Kalender oft der entscheidende Hebel ist, um die „stille Stunde“ in deinem Büroalltag wirklich durchzuziehen.
Außerdem nehme ich dich mit hinter die Kulissen meines Business-Struktur-Clubs und zeige dir, wie wir dort gemeinsam Projekte in die Tat umsetzen.
Wenn du keine Lust mehr auf einsames Kopfchaos am Schreibtisch hast, ist diese Folge genau der richtige Impuls für dich.
Viel Spaß und Erfolg beim Zuhören und Umsetzen!
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https://www.bueroservice-lankes.de/post/virtuelles-coworking-98
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Der Moment direkt nach dem Kauf ist der empfindlichste in der gesamten Kundenbeziehung. Egal, wie viel Vertrauen wir vorher aufgebaut haben: Sobald der „Kaufen“-Button gedrückt oder der Vertrag unterzeichnet ist, kommen oft Zweifel auf. War das die richtige Entscheidung? Habe ich zu viel Geld ausgegeben? Ein gutes Onboarding fängt diese Zweifel ab und gibt dem Kunden die Sicherheit, die richtige Entscheidung getroffen zu haben. Der Kunde soll nicht gleich wieder gehen, sondern am liebsten über Jahre bleiben.
Heute nehme ich dich deshalb mit hinter die Kulissen und zeige dir, wie mein komplettes Onboarding für neue Kunden abläuft. Dabei unterscheide ich zwischen meiner individuellen VA-Dienstleistung und meinen Mentorings beziehungsweise Beratungsstunden. Die Abläufe sind zwar sehr ähnlich, aber es gibt dennoch entscheidende Unterschiede.
Viel Spaß und Erfolg beim Zuhören und Umsetzen!
▶ Zum passenden Blogartikel kommst du hier:
https://www.bueroservice-lankes.de/post/mein-kunden-onboarding-va-97
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----- Für ein einfaches und übersichtliches Aufgabenmanagement empfehle ich dir *MeisterTask! Es ist einfach, übersichtlich und macht die Arbeit wirklich angenehm. Mein Team und meine Kunden kommen damit super zurecht. Neugierig?
Teste MeisterTask hier: https://www.meistertask.com/de
Mit dem Rabattcode LANKES10 erhältst du 10 % Rabatt auf deine erste Rechnung für eine kostenpflichtige Lizenz.*
*Hinweis: Werbung aus Überzeugung. Bei Nutzung meines Rabattcodes erhalte ich eine kleine Provision, für dich entstehen keine zusätzlichen Kosten.
----- Ich bin Martina Lankes - Deine Partnerin für Ordnung & Struktur im Backoffice.
✅ Ich unterstütze dich bei der Optimierung deiner digitalen Büroorganisation. ✅ Profitiere von meinem virtuellen Büroservice und juristischen Schreibservice für entspanntes Arbeiten. ✅ Gewinne mehr Zeit für dein Business und reduziere Stress durch administrative Aufgaben!
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In dieser Folge nehme ich dich mit auf meine persönliche Tool-Reise von MeisterTask zu Notion und erzähle dir ganz offen, warum ich trotz meiner Zertifizierung als MeisterTask-Expertin gewechselt bin. Du erfährst, warum mein wachsendes Business nach einer neuen „Kontrollzentrale“ verlangt hat und wieso ich am Anfang fast an Notion verzweifelt wäre. Ich teile mit dir, für wen MeisterTask nach wie vor die Goldrand-Lösung ist und wann Notion für dich den entscheidenden Unterschied macht. Am Ende zählt nämlich nicht das Tool, sondern dass deine Prozesse zu deinem Arbeitsalltag passen!
Viel Spaß und Erfolg beim Zuhören und Umsetzen!
▶ Zum passenden Blogartikel kommst du hier:
https://www.bueroservice-lankes.de/post/notion-oder-meistertask-96
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In dieser Episode räumen wir mit dem digitalen Chaos auf und klären endlich die Frage: Was gehört in die Cloud und was in ein DMS? Ich zeige dir, wie du deinen „aktiven Schreibtisch“ von deinem „digitalen Aktenschrank“ trennst, um wieder mit mehr Fokus und weniger Sucherei durch deinen Business-Alltag zu gehen.
Viel Spaß und Erfolg beim Zuhören und Umsetzen!
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https://www.bueroservice-lankes.de/post/cloud-oder-dms-95
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In der heutigen Folge beschäftigen wir uns mit einer Frage, die in einer der letzten Fragerunden im Business-Struktur-Club aufkam: „Martina, soll ich eigentlich von Papier auf digital umsteigen oder was eignet sich am besten für mich?“
Nach über 17 Jahren Erfahrung als selbstständige Bürodienstleisterin weiß ich, dass es beim Aufgabenmanagement kein starres „Richtig“ oder „Falsch“ gibt, sondern nur das System, das zu deiner aktuellen Situation passt. Wir sprechen heute über das haptische Gefühl beim Schreiben, aber auch darüber, warum Post-its irgendwann an ihre Grenzen stoßen, wenn das Team wächst oder die Projekte komplexer werden.
Du erfährst, warum das Notizbuch für Soloselbstständige ohne komplexe Projekte durchaus seinen Charme hat, aber weshalb eine digitale Lösung dir eine enorme Ortsunabhängigkeit und Sicherheit bietet. Wir werfen einen Blick auf einfache To-Do-Listen-Apps und gehen bis hin zu Profi-Tools wie MeisterTask oder Notion, die durch Verknüpfungen und Automatisierungen zum echten Game Changer für dein Backoffice werden.
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https://www.bueroservice-lankes.de/post/aufgabenverwaltung-analog-digital-94
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In der heutigen Folge beschäftigen wir uns mit einer Frage, die mir sehr häufig gestellt wird: „Martina, soll ich mein Büro jetzt erst mal selbst sortieren oder direkt jemanden einstellen, der das für mich übernimmt?“Nach über 17 Jahren Erfahrung als virtuelle Office Managerin weiß ich: Die Antwort ist so individuell wie dein Business selbst. Wir räumen heute mit dem schlechten Gewissen auf, das viele Selbstständige haben, wenn sie nicht alles alleine schaffen.
Du erfährst, warum es manchmal essenziell ist, das „Handwerkszeug“ erst einmal selbst zu lernen, um die Fäden in der Hand zu halten. Und wir sprechen darüber, wann es pure Zeitverschwendung ist, sich mit der „Frickelei“ im Backoffice aufzuhalten, statt den Rücken für strategische Aufgaben frei zu bekommen. Ich zeige dir, wie du den Unterschied erkennst und warum es kein Richtig oder Falsch, sondern nur ein Passend für deine aktuelle Situation gibt!
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▶ Zum passenden Blogartikel kommst du hier:
https://www.bueroservice-lankes.de/post/selber-machen-oder-delegieren-93
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In der heutigen Folge räumen wir mit einem großen Missverständnis auf: Die Hoffnung, dass eine neue App all deine Organisationsprobleme im Alleingang löst.
Nach über 17 Jahren Erfahrung weiß ich: Ein Tool ist kein Retter für ein unstrukturiertes Büro, sondern lediglich der Verstärker deiner vorhandenen Prozesse. Ich erzähle dir, warum viele Selbstständige in der „Tool-Falle“ landen und warum dein PC keine Müllhalde für ungeordnete Daten sein sollte.Du erfährst, wie Aufgaben, Prozesse und Tools wirklich zusammenspielen und warum du erst ein stabiles Fundament bauen musst, bevor die Software dir Zeit schenken kann. Lass uns den Blick vom Werkzeug weg und hin zum echten System lenken!
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https://www.bueroservice-lankes.de/post/system-vor-tool-92
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In der ersten Folge des Jahres 2026 widmen wir uns einem Thema, das uns alle betrifft: Wie plane ich meinen Arbeitstag so, dass er auch wirklich machbar ist?
Viele von uns kämpfen mit endlosen To-Do-Listen und vergessen dabei oft, Termine und Pufferzeiten realistisch einzukalkulieren. Ich stelle dir heute die ALPEN-Methode vor, mit der du Schritt für Schritt mehr Struktur in dein Zeitmanagement bringst und deine mentale Belastung senkst.
Du erfährst, warum reines Auflisten von Aufgaben oft zum Scheitern verurteilt ist und wie du durch bewusste Entscheidungen den Fokus auf das Wesentliche behältst.
Aber Achtung: Selbst die beste Methode hilft wenig, wenn das grundlegende Chaos im Backoffice jeden Plan wieder zerstört. Lass uns gemeinsam dafür sorgen, dass du dieses Jahr mit weniger Stress und mehr Effizienz durchstartest!
Viel Spaß und Erfolg beim Zuhören und Umsetzen!
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Du bist überlastet und arbeitest Aufgaben noch "aus dem Kopf heraus"? Ich nehme dich heute mit und zeige dir die Lösung für mehr Struktur und Effizienz: Standard Operating Procedures (SOPs) – das sind einfache Anleitungen und standardisierte Arbeitsabläufe.
Ich verrate dir, wie du mit SOPs:Fehler reduzierst und jedem Kunden das gleiche Qualitätserlebnis bietest.Aufgaben leichter delegierst, falls du krank wirst oder Unterstützung brauchst.SOPs einfach erstellst, indem du Videos statt langer Texte nutzt.Viel Spaß und Erfolg beim Zuhören und Umsetzen!
▶ Zum passenden Blogartikel kommst du hier: https://www.bueroservice-lankes.de/post/einfache-sops-90
▶ Den Business-Struktur-Club findest du hier:
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In dieser Episode geht es darum, wie du dein überlastendes E-Mail-Postfach endlich in den Griff bekommst. Erfahre, wie du mit nur drei Schritten die ständige Ablenkung beendest, eine funktionierende E-Mail-Ablage schaffst und mit der wertvolle Zeit zurückgewinnst. Schluss mit dem Gefühl, den E-Mails nur hinterherzulaufen! Finde heraus, wie du mit klaren Routinen und einer einfachen Struktur dauerhaft für Ruhe in deiner digitalen Kommunikation sorgst.
Übrigens: Den Business-Struktur-Club findest du hier: https://www.bueroservice-lankes.de/business-struktur-club
Viel Spaß und Erfolg beim Zuhören und Umsetzen!
▶ Zum passenden Blogartikel kommst du hier: https://www.bueroservice-lankes.de/post/3-schritte-e-mail-organisation-89
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Das Chaos in deiner digitalen Ablage raubt dir regelmäßig nicht nur Zeit, sondern auch Nerven! Du hast schon Routinen probiert, eine neue Ordnerstruktur gebaut und versucht, das Ganze in den Griff zu bekommen. Aber auf Dauer, da hat nichts gehalten.
In dieser Episode erfährst du, warum es nicht an der Methode liegt, sondern an der fehlenden Strategie. erkläre dir die 3 goldenen Regeln für eine digitale Ablagestruktur, die wirklich hält. Finde heraus, wie du Platz schaffst, Routinen verbindlich umsetzt und alle Infos an einem digitalen Knotenpunkt bündelst.
Viel Spaß und Erfolg beim Zuhören und Umsetzen!
▶ Zum passenden Blogartikel kommst du hier: https://www.bueroservice-lankes.de/post/digitale-ablage-goldene-regeln-88
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Chaos auf dem Desktop, der Download-Ordner quillt über und wichtige Belege sind irgendwo verschwunden? Du hast vielleicht schon eine gute Ordnerstruktur aufgebaut, aber der Alltag und die Menge an physischer Post und E-Mails lassen das Chaos immer wieder Einzug halten. Am Ende suchst du doch wieder nach den Dokumenten, die du konsistent hättest benennen sollen.
In dieser Episode zeige ich dir deshalb meine bewährten täglichen und wöchentlichen 5-Minuten-Routinen. Wir schauen uns an, wie du mit kleinen, aber konsequenten Schritten den Download-Ordner, die E-Mails und die physische Post in den Griff bekommst. Und wie du am Freitag deinen digitalen Zwischenspeicher ("Dokumente – zu bearbeiten") leerst.
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Vor ein paar Jahren habe ich das selbst erlebt. Eine neue Kundin kam und wollte zuerst nur ganz wenig, aber dann immer mehr und mehr. Gleichzeitig erhöhten auch andere Kunden ihre Aufträge. Du kennst das ja bestimmt. Wenn einer kommt, dann kommen alle ... Ende vom Lied: Ich habe einfach nur noch gearbeitet, Kundenarbeit gemacht. Aber für Marketing, Newsletter und die strategische Weiterentwicklung, da blieb schlicht keine Zeit mehr.
In dieser Episode sprechen wir deshalb über etwas, das für viele Selbstständige eine der größten Hürden ist: das Abgeben von Büroarbeiten. Ich zeige dir kurz und knapp, warum es so schwerfällt, etwas von unserem Baby abzugeben, aber warum es auch der größte Hebel für deinen Erfolg ist und wie du gut starten kannst.
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Du verbringst wertvolle Zeit damit, physische Post und digitale Rechnungen in zwei völlig getrennten Systemen zu suchen? Die Ablenkung und der Stress, die der wachsende Stapel auf deinem Schreibtisch verursacht, rauben dir zunehmend den Fokus für dein Business.
Dabei ist effizientes Arbeiten keine Frage des Glücks, sondern der richtigen Organisation, Struktur und Routinen.
In dieser Episode zeige ich dir, wie du dem Papierberg den Kampf ansagst und alle deine Dokumente (von Verträgen bis zur Post vom Finanzamt) an einem einzigen, sicheren, digitalen Ort sammelst. Denn wenn deine Ablage aufgeräumt ist, hast du den Kopf frei für das, was wirklich zählt: deine Kunden und das Wachstum deines Business.
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