Afleveringen
-
Que tu utilises Drive ou Sharepoint,
que vous soyez deux ou douze dans ton équipe,
la gestion documentaire devient rapidement un casse-tête!!!
On a développé notre méthode(très intuitive, pas du tout scientifique et bien à nous - comme toujours) pour classer nos dossiers. Cette méthode a été éprouvée et peaufinée au fil des ans et il nous fait plaisir de la partager suite à plusieurs demandes. Parmi les sujets que nos auditrices et auditeurs (et lectrices et lecteurs) nous ont demandé de couvrir en 2024, celui de la gestion de la mémoire d’une organisation est arrivé en tête de liste. Alors nous voici!
Voici d’abord la liste des dossiers qu’on a dans la majorité des organisations qu’on a gérées.
Administration
CA et gouvernance
Communications
Développement
Équipements et bâtiments
Financement
Gestion financière
Innovation
Opérations
Relations externes
Ressources humaines
Service-client
Ventes
Et maintenant, un peu de détails sur le contenu de chacun ;)
Administration
C’est ici qu’on aura toutes les traces administratives de l’organisation : les assurances, les bases de données, les codes d’accès, les immatriculations d’entreprise, etc. Pas de gouvernance (lettres patentes, CA) ni de finances ici. Tout ce qui doit être archivé et qui porte sur le “contenant” qu’est l’organisation (par opposition à son “contenu” que seront ses opérations). On y retrouve les données relatives au personnel (pas les documents de versement de paie, qui eux seront dans la Gestion financière), mais la paperasse d’embauche, d’assurance, de congés. On y met également le sous-dossier Formation qui permettra de stocker les présentations et notes des formations auxquelles assistent les membres de l’équipe. C’est la bibliothèque de l’organisation. Et souvent, quand on ne sait pas où mettre quelque chose, c’est là que ça va!
CA et gouvernance
Ici, on reproduit le “cartable de compagnie” : lettres patentes, règlements généraux, ordres du jour et procès-verbaux des rencontres du CA, résolutions, etc. On y tiendra aussi le “Dossier/Étui du parfait administrateur”, un dossier partagé aux membres du CA qui inclut des copies des réglements généraux à jour, des coordonnées des membres du CA, de la planification stratégique à jour, des différentes politiques, du formulaire de frais de rempboursements, etc.). S’y trouvera aussi le Dossier partagé aux membres du CA : il inclut le Dossier/Étui et surtout les dossiers des réunions (par année, puis dates) avec ordresdu jour, procès-verbaux, résolutions, documents joints. C’est dans ce dossier qu’on doit retrouver les archives des décisions. Attention : on ne partage que les parties nécessaires de ce dossier au CA (pour éviter de les surcharger et de partager des informations qui ne devraient pas l’être).
Communications
On trouvera ici tous les éléments de marketing de l’organisation. Stratégie, éléments graphiques, publicités, images, logos (les nôtres, ceux de nos partenaires). Une grande décision doit se prendre lors de la composition de ce dossier : par année/édition ou par sujet.
On préconise par sujet (d’abord), puis par année, surtout parce que ça laisse des indices, ça démontre ce qu’on fait. Et si tu utilises l’échéancier performant Que Des Solutions, tu sais que les tâches sont en lien avec des Secteurs et des sous-dossier. Comme c’est plaisant quand tout est “raccord” et qu’on se retrouve facilement entre l’échéancier et l’arborescence.
Attention : quand on utilise de l’infonuagique (ex. sharepoint) on peut se retrouver avec des avertissement en lien avec la longueur du nom des fichiers (le chemin d’accès + le nom du fichier). Le mieux est toujours de couper au plus court (et idéalement d’éviter les espaces et les accents… ce qu’on déteste personnellement!)_eurk_re-eurk_!
[La suite sur www.quedessolutions.com]
-
L’image est belle (oui, un autre “meme” aperçu sur les réseaux sociaux) : on porte 3 grosses pierres en tout temps : l’une représente le passé, la seconde, le futur et la dernière, le présent. La plus petite et la plus légère, c’est celle qui représente le présent (bien sûr!). Et quand tout devient trop lourd, on doit se permettre de déposer ce qui n’est pas nécessaire (les deux grosses pierres que sont le passé et le futur). Avoue que ça frappe comme image!
L’opposition du présent/passé/futur se distingue aussi dans les concepts découlant de la réponse psychologique aux changements climatiques : il y a l’éco-anxiété (crainte ou inquiétude face à l’avenir (le sien et celui de l’humanité)) au regard des bouleversements climatiques, puis la solastalgie (détresse et angoisse face aux transformations négatives subies par l’environnement). L’un est tourné vers le futur, l’autre vers le passé, les deux sont douloureux. L’étude démontre également que l’implication et le passage à l’action (que l’action soit petite et personnelle ou collective) permettent une reprise de pouvoir et entraîne la diminution des symptômes anxieux/dépressifs.
On récapitule : quand on mijote dans le passé ou dans le futur, comme on n’a aucun impact, ni aucun pouvoir, on est dans l’impuissance et on risque de développer des symptômes anxieux ou dépressifs. Quand on est dans le présent : on est au seul endroit où on peut développer notre capacité d’agir, où on peut se mobiliser (personnellement et collectivement) et reprendre du pouvoir sur la situation, diminuant ainsi nos symptômes anxieux/dépressifs.
Passé/futur : anxiété/dépression
Présent : capacité d’agir, pouvoir
C’est presque trop simple.
Les conclusions de cette étude sont en lien direct avec une citation qu’on adore de Byron Katie : “Si tu veux déprimer, trouve-toi un passé, si tu veux être anxieux, trouve-toi un futur.” Elle en a des dizaines, des perles comme celle-ci, Katie.
Voici d’ailleurs quelques épisodes où on a parlé d’elle.
#65 On a les qualités de nos défauts,
#61 Face au chaos, Sérénité, Courage, Sagesse,
#37 C’est Noël, fais comme les enfants,
#13 Des pratiques simples pour un quotidien plus léger,
#2 Intégrer la formation dans ma routine / marche & podcasts, le mariage parfait
Une autre posture qu’on choisit d’éviter le plus possible, c’est de s’inquiéter. S’inquiéter, c’est un curieux mélange de futur incertain et de présent imaginé. Pour plusieurs, c’est une façon d’aimer (la belle-maman de Claudine était experte pour s’inquiéter de la famille lors de leurs voyages!). Le problème avec le fait de s’inquiéter, c’est que ça nous retire tout pouvoir. On se place dans un présent parallèle qui n’existe pas, où on n’a aucune possibilité d’agir, où on est à la merci des événements. Mais avouons qu’il y a des moments où on ne peut pas s’empêcher de s’inquéter (un ado qui devait être rentré depuis 2h et qui ne donne pas de nouvelles). Le meilleur moyen de gérer l’inquiétude et de reprendre son pouvoir, c’est d’agir. De sortir de sa tête et de prendre action (on te laisse le choix de l’action : appeler des amis, envoyer quelqu’un faire son trajet à l’envers, vérifier sa dernière connexion sur SnapChat, etc.). Mais agis, ne reste pas dans des scénarios catastrophes qui sont dans un futur-présent-parallèle et qui te retirent tout ton pouvoir sur le présent.
[la suite sur https://quedessolutions.com/podcast/)
-
Zijn er afleveringen die ontbreken?
-
C’est tellement formidable, quand tout se passe bien! Les résolutions sont faciles à tenir, l’énergie est là, tout semble vouloir fonctionner à merveille pour l’éternité… mais non, arrive un mur. Ou pire, le mur n’arrive pas, mais on l’anticipe. On ne peut pas croire que ça puisse bien aller longtemps. Et invariablement, ça se met à mal aller!
On nous a posé la question : que faites-vous quand ça vous arrive? Et ce qu’on a identifié, c’est que quand tout se met à bloquer, ou à accrocher, ou à fonctionner “de travers”, c’est d’abord qu’on s’est déconnectées de la Source, qu’on a arrêté de créer.
Parce qu’en tant qu’humains (êtres spirituels dans un corps physique), on est FAITS pour créer. On est faits pour transformer physiquement des inspirations, les matérialiser. Il existe une source à laquelle nous sommes connectés (appelle-la comme tu voudras, on ne lui donnera pas d’autre nom que Source ici) et nous sommes faits pour créer à partir des inspirations qui nous viennent de cette connexion. Quand on dit créer, ça n’est pas seulement des toiles, des fresques, des sculptures, de la musique. Tu crées des fichiers excel, des systèmes, de l’harmonie, des liens, des équipes, des expériences. La création n’est pas seulement artistique!
Créer, c’est transformer une inspiration en la matérialisant.
Du moment où on constate que nos projets ralentissent, que la motivation diminue, que l’énergie bloque, on doit s’arrêter et constater qu’on est déconnectées de la Source et qu’on a cessé de créer. C’est la première étape : simplement constater.
Après, on peut se questionner sur comment on en est arrivées à se déconnecter de la source. C’est souvent par :
un focus sur les systèmes (défendre les systèmes, justifier la bureaucratie)
un focus sur le comment (et pas assez sur le pourquoi (mission) ou le quoi (vision globale))
la (mozus de) comparaison avec l’autre (entre autres avec les médias sociaux où on compare la vitrine de l’autre avec notre backstore… :/)
C’est Einstein qui nous disait qu’on ne peut pas défaire un problème avec le même mindset avec lequel on l’a créé! Il avait drôlement raison!
Alors quand tu te demandes : pourquoi ça ne fonctionne pas présentement, prends automatiquement pour acquis que tu t’es déconnectée de la création! Le truc infaillible pour en sortir : se reconnecter sur l’autre (le client, l’employé, le partenaire, le conjoint, l’enfant). Nos billets ne se vendent pas et on rage parce qu’on a mis toute notre énergie dans notre belle campagne de promotion : ressortir les focus group, relire la description de l’avatar de client, idéalement contacter mon client idéal/habituel et poser la question directement. En trois mots : refaire le lien!
Si c’est plus individuel comme étape et qu’il n’y pas de partie prenante directe (par exemple quand ça bloque dans ta gestion de dossiers, de documents, de données) : la méditation et la respiration seront des alliées (on en a parlé ici).
Pour te reconnecter sur les valeurs du projet et sur les tiennes, on te suggère un travail d’écriture dirigée comme proposé par Danielle Laporte avec le Desire Map, par Stéphanie Forgues et sa Vision pour l’année, par Mel Robbins avec son Workbook Best Year ou avec d’autres outils pour mieux te connaître dont on a parlé ici.
Se reconnecter : c’est aussi se rebrancher pour recevoir.
[voir la suite sur www.quedessolutions.com]
-
Comme gestionnaires d’événements ou de projets (que ce soit notre profession ou notre mandat “par défaut”) on porte souvent plusieurs chapeaux. Les relations de presse sont celles qui lui reviennent à moins d’avoir dans l’équipe un responsable des communications/marketing qui assume également ces fonctions. Et le médias, disons-le, c’est monde en soi, avec des conventions et bien des mystères. On monde qui fait peur quand on l’aborde pour la première fois. On a décidé de partager ici certaines astuces et pièges à éviter pour le gestionnaire à qui revient le chapeau des relations de presse.
D’abord, on ne couvre pas ici la rencontre ou conférence de presse (on en parlera dans une classe de maître complète sur les relations de presse plus humaines), mais la question à laquelle nous répondrons ici est : est-ce que je peux rédiger moi-même mon communiqué de presse et quels sont les conseils quant à ce qui doit s’y retrouver ou pas.
D’abord l’humain!
On parle au journaliste (pas comme sur notre site web ou nos médias sociaux où on parle directement au public). Le journaliste est en quête de faits, d’une actualité/nouvelle qui est d’intérêt public. Et ce journaliste représente aussi un média (attention de vous vanter d’avoir paru dans tel ou tel média, c’est le genre de truc qui refroidit les autres…). Certains médias (surtout numériques) pourraient reprendre votre communiqué tel/quel, il est donc bon de le penser en fonction de l’article qu’il pourrait devenir, mais au départ c’est un contenant que vous remplissez avec des faits et destiné à des journalistes.
Puis le contenant
Un communiqué de presse doit avoir un titre accrocheur en lien avec la nouvelle qu’il présente. Nous préférons également avoir un sous-titre qui permet de compléter l’idée formulée dans le titre et qui précise la nouvelle (ex. De grands retours au prochain Festival d’automne Les têtes d’affiche des 15 dernières années seront sur scène pour la grande ouverture).
Le lieu et la date de diffusion est indiqué en début de premier paragraphe, juste sous la mention “Pour diffusion immédiate” (ou “Sous embargo jusqu’à (date/heure)” selon le cas - c’est assez rare, ne vous enfargez pas dans ce concept). Les paragraphes peuvent ou non avoir des titres (on préfère oui). Il tient sur 1 à 2 pages (si vous avez plus d’info, placez-les en annexe (ex. liste exhaustive de la programmation).
Comme dans tout, il faut savoir prioriser. À la fin du texte destiné aux médias (et donc avant la source), on ajoutera “- 30 -” qui est une vieille convention télégraphique qui indique que la communication est terminée (oui oui, ça date du télégraphe!!) On termine le communiqué avec sa source (une personne à l’interne de votre organisation qui agira comme intermédiaire auprès des journalistes pour des demandes d’entrevues ou précisions). À noter : si vous êtes cité dans le communiqué comme responsable du projet, désignez une autre personne comme source (surtout si vous êtes la seule personne citée!).
Puis le contenu
Si tu n’as pas déjà écouté l’épisode où on a reçu Isabelle Fafard, grande manitou des relations de presse, on te presse (!) d’aller l’écouter. Le sujet du communiqué doit être d’actualité, d’intérêt public et pertinent. Quant à la rédaction, le mieux est toujours de trouver un angle (trouve un fil conducteur) plutôt que d’énoncer seulement les faits (attacher à des études, à d’autres éléments de l’actualité). Il est primordial de communiquer de façon objective (pas de “nous” ni de “superbe” ou de “exceptionnel”, sauf dans les citations).
Parlant de citations : elles donnent de la vie (d’autres humains!!) et permettent de changer d’angle et de donner de la profondeur au texte. À utiliser (presque) sans retenue!
...
Pour le reste de cet article, rendez-vous sur https://quedessolutions.com/podcast/
-
“Ils ne savaient pas que c’était impossible, alors ils l’ont fait”. Mark Twain
Claudine, à 27 ans, a choisi de laisser derrière une carrière dans le domaine juridique où elle excellait. Elle sentait l’appel de “rêver plus grand”, de se choisir. Et elle a trouvé son premier “permis pour voler” (c’est la phrase de Stephen King lorsqu’il parle de son premier chèque encaissé en échange d’un de ses écrits). C’était d’oeuvrer dans l’événementiel. Ça aura duré 16 ans. Et récemment, c’est devenu la mobilisation et la concertation. Idem pour sa belle-fille qui n’en revient d’être payée pour faire de la Zumba (alors qu’elle avait toujours été cliente, elle est devenue instructrice en sideline de ses stages et de ses boulots d’été) et elle ADORE!
Dans la série documentaire Netflix Blue Zones (qui présente les endroits sur Terre avec les plus grandes proportions de centenaires), on découvre la philosophie japonaise Ikigai : vivre une vie qui a un sens et un but. C’est exactement dans cette optique qu’on a créé Que Des Solutions lorsqu’on a cessé nos mille-et-un mandats de réalisation événementielle pour se concentrer sur le Festival des harmonies en 2019.
Mais attention : rêver plus grand ne veut pas dire nécessairement changer de carrière, ou de conjoint, ou de ville, ou de pays. Ça peut se traduire par :
ajouter une activité à côté (ce qu’on a fait avec À la pige et sur mesure, puis Que Des Solutions depuis maintenant 16 ans),
transformer un hobby en petite entreprise,
si tu aimes ton boulot et que tu es bien payé.e : pourquoi ne pas t’impliquer dans une cause/organisme qui en a besoin en y investissant tes talents et ta passion.
Vivre son rêve, c’est possible. Surtout lorsqu’on se rappelle que ça n’est pas la destination qui compte, mais bien l’aventure. Quand on passe du temps chaque jour dans sa zone de génie, on brille, on vibre, on se connecte à une énergie infinie. Pour un peu d’inspiration (chaque jour, chaque semaine), n’hésite pas à écouter ou à lire le texte Notre peur la plus profonde de Marianne Williamson. Parce que “te restreindre, vivre petit, ne rend pas service au monde. L’illumination n’est pas de te rétrécir pour éviter d’insécuriser les autres. Nous sommes tous appelés à briller, comme les enfants le font.”
Alors voici quelques questions pour te permettre de rêver plus grand, de raviver des passions, de rallumer le feu :
Si l’argent n’était pas une question, comment voudrais-je occuper mes journées et faire une différence dans le monde par mon implication?
Si rien n’était impossible, quelle serait la plus belle expression de mes talents, de mes expériences, de mes valeurs, de ma mission?
Tes réponses à ces questions changeront selon les mois et les années. Le plus cadeau qu’on peut se faire, c’est de les écrire et de dater la page. Puis de relire après quelques temps!
Une autre belle façon de connecter avec des “anciennes” passions, c’est aussi de te souvenir des jeux qui te plaisaient le plus lorsque tu étais enfant. Demander à tes parents ce à quoi tu jouais, petit.e lorsque tu “faisais semblant” : jouer au magasin, faire des spectacles, jouer au mécanicien, jouer à l’école. Ces jeux témoignent des premiers intérêts. Bien qu’ils ne soient pas révélateurs d’un chemin tout tracé, ils permettent de se souvenir des premières passions, des élans naturels et d’explorer ce qui t’animait à ce petit âge.
Peu importe le chemin que tu prends pour te remettre à rêver plus grand, l’important c’est d’en prendre un. La routine et l’illusion qu’on est “coincés” par nos choix passés sont des pièges douillets qui nous amènent à oublier que nous sommes des créateurs puissants.
Allez.
Vas-y.
Rêve.
Et GRAND!
-
Si tu as déjà joué d’un instrument à vent, tu sais la valeur d’une pause, d’un soupir. C’est le moment où tu t’empresses de remplir tes poumons pour la prochaine phrase musicale. Même si tu n’as pas fait de trompette au secondaire ou chanté dans une chorale, tu peux facilement saisir le fait qu’on ne peut pas chanter ou souffler sans fin, sans prendre une pause.
Eh ben, c’est la même chose pour ta routine de vie. Y a un moment ou une pause est salutaire. Une retraite. Pas dans le sens de “prendre sa pension”. Dans le sens de “se retirer”. Changer d’air. Que ce soit en groupe ou seul.e. Prendre un temps pour décrocher, méditer, marcher, se coucher tôt, écrire, faire un feu de camp.
Claudine prépare une marche vers Piopolis qui, elle l’espère, aura lieu cette année (mais il n’est pas question de se mettre la pression pour un projet qui vise à décrocher! oh non!). Et ses parents avant elle avaient l’habitude d’aller chaque année dans un monastère pour étudier ou simplement décrocher. On le voit aussi avec la chasse ou la pêche. Et ce type de “brisure du quotidien” a d’ailleurs été pour Claudine un déclencheur de questionnement en 2006 qui a amené une série de transformations salutaires.
Bien des raisons justifient une retraite, dont :
◦ Changer d’environnement pour changer de perspective
◦ Briser un cycle (dépendance des enfants, employés, casser les chaînes que l’on s’impose ou qu’on impose aux autres)
◦ Interrompre les chemins faciles (dans l’énergie et dans le cerveau) qui permet de voir des nouvelles solutions
◦ S’obliger du temps pour soi
Pour trouver un peu d’inspiration, passe voir les propositions de NoovoMoi ici https://www.noovomoi.ca/voyager/destinations/article.voyages-parfaits-pour-ressourcer.1.2460212.html
On est certaines que tu as déjà vécu des vacances pas reposantes (50 pages du roman de 600 pages que tu avais l’intention de lire) parce que tu as fait même chose qu’au boulot mais dans un contexte différent (tu as tout géré, tu as fais listes, tu as trop rempli tes journées et tu t’es laissé imposer désirs de chacun)!!
Dans le rayon des excuses pour ne PAS prendre une pause/retraite bien méritée, le coût vient en premier. Mais ça n’a pas à être cher, non non!
Voici quelques idées pour faire fondre le prix d’une retraite :
◦ Chalet ou chambre chez des famille/amis d’une autre région/ville
◦ Famille/amis qui partent en Floride/Sud : s’offrir pour arroser les plantes et profiter de la quiétude
◦ Joindre l’utile à l’agréable (partir en même temps que la chasse du conjoint? ou arriver d’avance en vacances ou rester après?
Il n’y a pas de bonne raison de s’épuiser et de se rendre à nos vacances “la langue à terre”. Une pause, une retraite, un moment pour soi est un investissement dans ton “toi” de demain. Elle va te remercier! Garanti!
-
Attention : on sait qu’il y a trop à faire et trop peu de ressources, on ne le nie pas, c’est qu’on te propose dans cet article c’est de suspendre ton incrédulité (on pourrait parler d’illusions aussi) juste un instant et de marcher un peu avec nous.
Un concept que l’on adore et qui est prôné par Marie Forleo (qu’on adore aussi!), c’est “simplifier pour amplifier”. Son podcast est d’ailleurs un de ceux que l’on écoute et apprécie beaucoup. Passe l’explorer sur la plateforme de ton choix!
On t’offre ici une recette en quelques étapes pour simplifier, et ainsi amplifier. Ou “comment en faire moins pour faire mieux (ou plus, de ce qui vaut vraiment la peine!).
Dans un premier temps, ce dont tu as besoin, c’est de trouver la clarté : le remède quand on est débordé, c’est la clarté
ça commence par constater que ça ne l’est pas (clair)
puis on t’invite à te rappeler un moment où ça l’a déjà été (hyper-clair, hyper-focus, hyper-efficace)
puis à faire le point sur ta/la mission (liste de rêves, objectifs, actions) / tableau de visualisation
et maintenant identifier LE PROJET/LA ZONE qui doit être priorisé présentement (cette semaine, ce mois, cette saison)
pour ensuite identifier ce qui doit être mis de côté pour faire de la place pour ce projet/cette zone (pas pour toujours, mais pour l’instant)
et finalement identifier à quel moment tu prévois clore cette étape et réévaluer les priorités
Dans un second temps, il faut maintenant faire de la place
ça commence par bloquer du temps à l’agenda pour le projet prioritaire (avant le reste! attention à ne pas te faire avaler par le quotidien)
puis bloquer du temps pour les tâches nécessaires inévitables
C’est presque trop simple non? Et pourtant, on est prêtes à parier que tu vas préférer passer tout droit, foncer tête baissée et continuer à essayer de tout faire, plutôt que de prendre les quelques instants pour faire ces étapes. Pourquoi? Parce qu’on le fait aussi, nous. Continuer à appuyer sur l’accélérateur alors que ce n’est ni clair, ni efficace. Mais quand on se rappelle que le moyen d’amplifier nos actions, c’est de simplifier les projets qui sont sur la planche à dessin, on s’arrête et on passe à travers ces étapes.
Tu le sais aussi bien que nous, le mieux c’est de t’arrêter pour prendre ce moment avant que le vie le choisisse pour toi (maladie, incident, épuisement…). Rappelle-toi que “le temps se venge toujours de ce que l’on tente de faire sans lui” (qui était le dicton du prof de comptabilité de Claudine, mais qui s’applique à la vie en général)! -
Il arrive toujours un moment dans la planification d’un événement où la peur-panique nous saisit et où on est certain d’oublier quelque chose d’important (de tellement important que tout pourrait casser).
La réponse tient en un épisode, un article, deux mots : échéancier performant!
Tous humains
D’abord, cette peur est normale, c’est humain comme réaction et comme peur. Pourquoi : parce que dès qu’on marche vers l’inconnu, une partie de notre cerveau (le complexe amygdalien, véritable système d’alerte dont la fonction est de nous garder en vie) nous envoie le message : “DANGER, DANGER, terrain inconnu, on devrait retourner à notre zone de confort!!!” Le truc c’est de ne pas céder à cette peur (sans faire semblant que ce n’est pas inquiétant ou épeurant), mais lui dire : “Merci de me garder en sécurité, mais je choisis d’innover et de sortir de ma zone de sécurité et de confort”.
La solution : l’Échéancier
Ensuite, l’échéancier (l’un de nos quatre piliers d’une gestion professionnelle et zen d’événements), c’est justement un outil parfait pour limiter cette peur. Quand tu prépares ton échéancier (loin des urgences et des feux à éteindre), tu réfléchis à tous les aspects de l’événement, aux séquences d’action, aux ressources à intégrer au projet et à leur rôle à chaque étape. Tu vois venir les enjeux et les embûches et tu prévois d’avance les grandes étapes qui devront être franchies et le moment où elles devront l’être. Cette planification te permet de passer à travers chacun des secteurs (ex. Administration, Communications, Finances, Financement, Opérations, etc.). Cet exercice permet de visualiser, de s’imaginer ce qui devra arriver pour atteindre les objectifs fixés. Et comme il se fait en équipe (ou au moins s’évalue en équipe une fois qu’il a été dressé par le gestionnaire), l’échéancier couvre tous les secteurs du projet et sa création permet de jeter la lumière sur les zones d’ombre, d’éliminer les angles morts et de retourner la plupart des pierres (on arrive à bout de métaphores pour dire : tu auras fait le tour! ;)).
Questions en rafale pour un échéancier performant :
Quand le réalise-t-on : au début du projet (avant que le rythme s’emballe et qu’on soit trop pris par celui-ci)
Quand le regarde-t-on individuellement : chaque matin!!!!! c’est lui (et non pas la boite de courriels) qui dicte ce qui est à faire!
Quand le regarde-t-on collectivement : à chaque rencontre de régie (hebdomadaire? mensuelle? quotidienne? selon la phase du projet.
Si tu as besoin d’aide pour créer un échéancier performant, on a justement une formation (incluant NOTRE modèle) qui permet de mettre en place un échéancier tel qu’on l’utilise chez Que Des Solutions.
Et les angles morts?
Mais qu’en est-il de ce qu’on pourrait ignorer être nécessaire/crucial? C’est là que “bien s’entourer” dans un projet/événement est la clé du succès. Par un conseil d’administration ou comité (pour les grands livrables et orientations) et avec les professionnels nécessaires au projet (Communications, Gestion de site/terrain, Gestion des opérations) ainsi que les fournisseurs (ex. graphiste, représentant média), qui apporteront leurs questions, leurs enjeux, leurs livrables (et donc ajouteront des précisions à l’échéancier). Un bon leader sait s’entourer de gens plus compétents que lui (sachant que la compétence de ces gens ne lui enlève rien et que le projet s’en portera mieux).
Petit rappel : Un événement est pertinent s’il vise à transformer les gens (et un événement, c’est quelque chose qui est à ton agenda et qui inclut plus que toi). Un événement se planifie en pensant aux parties prenantes (clients, invités, partenaires, fournisseurs), mais en les impliquant aussi.
La suite de cette description sur notre blogue à https://quedessolutions.com/podcast/.
Merci
-
Y a-t-il vraiment un élément qui puisse garantir le succès d’un événement? Oui et le voici : le scénario de réussite! Son origine : on nous a présenté ce concept dans le cadre de notre formation en Event Design (une pratique de design thinking créée par le Event Design Collective et qui vise à créer des événements qui transforment les gens). Le scénario de réussite, c’est une histoire que l’on raconte sur le résultat idéal d’une expérience pour une partie prenante précise. C’est un récit inspirant qui permet de se projeter dans un avenir où le projet qu’on envisage a non seulement été complété, mais avec un succès-monstre!
Étape 1 : Visualiser
Succès retentissant, tout le monde en ressort transformé, leurs besoins sont comblés : qu’ont-ils vécu, qu’en disent-ils, comment ressortent-ils de cette expérience. On veut les imaginer interagir, commenter, partager. On s’installe comme un petit oiseau qui pourrait écouter les conversations des individus relativement à ce qu’ils ont vécu et ce qu’ils retiennent du projet ou de l’événement.
Étape 2 : Détailler
On écrit en détail ce qu’on a visualisé/imaginé. Quelles sont les interactions qui ont pris place, quels systèmes existent désormais, quels qualificatifs sont utilisés par les individus pour décrire leur expérience? Qu’est-ce qui a été créé qui n’existait pas? En quoi les besoins et les aspirations des parties prenantes ont été comblées (leurs besoins superficiels, mais également leurs besoins plus profonds, en tant qu’humains). Cette étape se fait seul (s’il le faut…) mais est encore plus puissante à deux ou plus. La clé : mettre une minuterie pour un maximum de 20 minutes. N’hésite pas à avoir en main les valeurs de ton organisation/événement afin de pouvoir connecter celles-ci au scénario de réussite. En quoi les valeurs se sont-elles exprimées à travers l’expérience des participants? Le texte final sera une courte histoire inspirante qui témoignera de la transformation vécue par les parties prenantes en raison de leur participation (quoi et pourquoi) et qui tiendra dans une demi-page (format lettre écrit en taille 12).
Étape 3 : Lâcher prise
Une fois que le scénario de réussite existe, on arrive maintenant à l’étape cruciale de lâcher prise et d’accepter que cette réussite passe par la co-création. On doit ici lâcher l’illusion du contrôle et accepter que toutes les personnes impliquées dans ce projet y mettent leur grain de sel. C’est également le moment de s’ouvrir aux synchronicités et aux “coincidences” qui viendront aider ce scénario à se réaliser (si tu as envie d’en apprendre plus sur la façon dont la Loi de l’attractivité fonctionne, passe écouter les vidéos de Esther Hicks/Abraham ou lis les livres du Dr Wayne Dyer). Relire le scénario de réussite et ressentir la gratitude de cette histoire comme étant une “réalité” est une première étape simple de ce lâcher-prise.
Les deux fonctions majeures du scénario de réussite sont les suivantes :
contrer la résistance (cette force qui naît en opposition à un changement/transformation et qui est très bien décrite et abordée par Stephen Pressfield dans The War of Art) parce que le scénario de réussite devient la destination visée;
le chemin déjà parcouru par l’énergie est plus facile à retrouver (autant au niveau neurologique qu’au niveau énergétique ou vibrationnel). Le fait d’avoir visualisé des moments, des échanges, des émotions, des transformations crée un chemin auquel tu auras plus facilement accès! On aime ça, nous, les raccourcis!
Finalement, le scénario de réussite est directement en lien avec l’un des 4 piliers des événements dont on parle souvent : la vision/mission/valeurs (les 3 autres étant bien sûr l’échéancier, l’organigramme et le budget). Il est également devenu un outil crucial dans l’évaluation de nos projets (il guide les indicateurs à utiliser pour évaluer le succès d’un projet).
-
Alors que la fin d’année scolaire arrive mais que les vacances se font attendre, alors que le renouveau du printemps fait place au ralentissement qui vient avec l’été et la chaleur, on se retrouve souvent devant beaucoup de travail à abattre, beaucoup de stress accumulé, des émotions qui s’emballent et l’impression qu’on n’y arrivera pas. On présente dans cet épisode notre processus en 5 étapes pour sortir du tumulte et voir plus clair.
Étape 1) Ralentir (ou même arrêter)
D’abord, la première étape c’est de prendre le temps de t’asseoir, méditer, mettre de la musique, prendre un congé, marcher en nature. Arrêter la spirale des pensées. Prendre une pause. Et surtout laisser les appareils (téléphones, ordinateurs) de côté. Quinze minutes, une heure, une journée : vas-y avec ce qui est possible, mais ne retarde surtout pas cette étape parce que tu n’as pas le temps! Fais le temps.
Le but : permettre au tumulte de ralentir pour que ce qui reste constamment en suspens se dépose.
Étape 2) Sortir le trop-plein
On poursuit avec l’exercice de la “rage sur la page”. Prends quelques feuilles de papier (un cahier ou des feuilles mobiles) et mets 20 minutes sur ta minuterie préférée. Réponds maintenant à ces questions : qu’est-ce qui me fâche, qui me rend amère, qui m’enrage? Fais des phrases complètes : “Je suis fâchée contre X de m’avoir fait Y qui m’habite encore aujourd’hui. Je suis déçue de Z de m’avoir dit W.” Tu peux aller loin dans le passé, revenir à hier, retourner il y a 10 ans. Tout ce qui te fâche a sa place sur ces feuilles.
Le but : dénouer ces émotions, regarder en face ces déclencheurs, mettre des mots sur des impressions, sortir le trop-plein (qui se mêle à ton quotidien).
Étape 3) Identifier ce qui est vraiment important pour toi
Comme troisième étape, on te demande d’explorer à l’écrit : Si demain matin tu apprenais qu’il ne te reste que 6 mois à vivre, que ferais-tu, qui verrais-tu, quelles conversations aurais-tu? Et pourquoi? De quoi seront faites tes GRANDES et tes petites journées? Tu peux te donner un autre 15-20 minutes pour faire cette liste. Tu peux également la laisser mijoter un peu, y revenir durant la journée. Relis par la suite ta liste et identifie les thèmes qui reviennent (famille, amitié, spiritualité, connexion, liberté… etc.).
Étape 4) Dresser la liste de ce que tu dois/veux faire et que tu reportes
C’est maintenant le temps de regarder ce qui se tient sur ta liste mentale et qui se retrouve sans cesse relégué au lendemain. Ce qui revient quand tu es sous la douche, entre deux rencontres, dans tes conversations familiales (le rendez-vous à fixer que tu oublies, l’ami.e que tu omets d’appeler, l’estimé de travaux que tu n’as pas demandé, le formulaire de remboursement de dépense que tu n’as pas soumis, la réclamation aux assurances, le rendez-vous chez le toiletteur, la sauvegarde des photos de ton téléphone sur le disque dur familial, etc.). Passe un 15-20 minutes pour dresser la liste, puis relis-la en identifiant à quel thème important pour toi ces items réfèrent. Évalue la priorité de ces items en fonction de ce qui s’est révélé comme thèmes importants pour toi.
Étape 5) Faire une première action sur cette liste (idéalement parmi les plus prioritaires)
On te garantit un rush de dopamine/endorphine quand tu auras réalisé cette tâche importante et alignée avec tes valeurs. Un doux mélange de fierté, d’accomplissement, d’alignement, de sérénité, de plénitude.
Ces 5 étapes permettent de “reprendre le contrôle” (bien qu’on n’aime pas trop la notion de contrôle parce qu’on le voit comme une illusion…), de retrouver la pleine responsabilité de ton bonheur et de ta quiétude.
Pour avoir fait ce processus plusieurs fois, on peut te dire que la motivation retrouvée suite à ces étapes (motivation qui n’est pas illusoire, mais connectée avec nos valeurs profondes) est génératrice de grandes choses. Reste à savoir ce qui se retrouvera sur ta liste et ce que tu en feras… -
En gestion de projets et d’événements, la phase importante (et souvent escamotée…) est celle de l’évaluation : est-ce que c’est une réussite ou est-ce une opportunité d’apprentissage? Mais pour qu’existe cette phase importante, on doit d’abord avoir “fait” quelque chose. L’immobilité est notre plus grand ennemi quand vient le temps d’innover. Et en matière de projets et d’événements, la gestion par comité vient souvent compliquer les décisions quant aux actions à poser. Notre mot d’ordre : “tu seras toujours mieux de demander pardon que de demander la permission!”
Bien sûr, on ne parle pas ici de contrevenir aux lois ou aux règlements! Mais quand tu élabores des nouveaux projets, quand tu gères tes équipes, quand tu ajoutes des améliorations à un événement ou que tu en crées des nouveaux, voici les deux choses à retenir :
Utilise les données comme base d’inspiration
Puis vas-y! crée un prototype, teste une solution (bouge!)
Mais ne demande PAS constamment la permission!
Te perdre dans l’analyse, faire approuver des détails, tomber dans les aspects “micro” en demandant au client, au membre ou aux administrateurs de confirmer l’heure, la couleur de l’affiche, le coût du billet, la publicité dans tel ou tel média, mettre 2 ou 3 bénévoles à l’accueil, etc. c’est se condamner à l’échec! En fait, c’est se condamner à dessiner un chameau au lieu d’un cheval (parce qu’on le dessine en comité) ou pire : à l’immobilité, qui est l’échec ultime parce qu’on a rien à en tirer, rien à en apprendre. L’adage le dit : “Prends des risques, si tu réussis tu seras heureux, si tu échoues tu seras sage.” (auteur inconnu)
Ne pas demander la permission, c’est éviter de noyer le poisson (non, Claudine, pas le bébé - passe écouter le podcast pour comprendre ;)).
Ton but, c’est donc de :
Rechercher l’étincelle, l’inspiration, ce qui suscite les passions (ensemble, en groupe)
Faire un “brouillon de merde” (shitty first draft), un prototype, quelque chose qui devra clairement être amélioré, mais qui au moins existe
Ne pas attendre la confirmation que TOUT LE MONDE va aimer ça pour aller de l’avant
Si tu fonctionnes en comité (conseil d’administration, comité organisateur, comité de régie, etc.), ce forum est là pour orienter, pour donner des grandes lignes et développer des stratégies, tout au plus. Ces gens sont des alliés (et s’ils ne le sont pas déjà, assure-toi de développer des liens de confiance avec eux). L’inspiration sera captée par ces gens et transformée en stratégies qui nourriront tes actions.
La tactique, les actions concrètes, les prototypes qui seront testés et analysés, c’est toi comme gestionnaire d’événement ou de projet qui les pilote. Ton travail au niveau de l’inspiration, c’est de t’assurer qu’elle remonte à tes comités/CA. Comment on fait ça : en amassant des commentaires et des données de la clientèle et en restant à l’affût de ce qui se fait ailleurs (dans l’industrie et dans d’autres industries). Ces informations viendront nourrir l’inspiration et donner vie aux stratégies.
Rappelle-toi que la plupart des gens qui sont dans tes comités (administrateurs, membres), ont été interpellés par la mission de ton organisation, mais qu’ils ne sont pas des professionnels dans les dossiers qui leur sont présentés (développement de marchés, finances et financement, développement stratégique, partenariats, gestion de risques, gouvernance). C’est à toi, comme gestionnaire que revient le devoir de présenter de l’information pertinente et analysée qui aidera à guider leurs orientations.
... La suite ici https://quedessolutions.com/podcast/
Rappelle-toi qu’on peut t’aider si tu as envie d’intégrer l’innovation dans tes événements/projet (notre service La Design) ou tu peux bien sûr explorer le sujet plus en profondeur en autodidacte (en te procurant ta copie du Event design handbook).
-
Quand la vie tire le tapis sous nos pieds et que l’objectif qu’on visait part en fumée, on se dit qu’on aurait dû se prévoir une alternative. C’est exactement dans une telle situation qu’on a découvert tout le pouvoir d’être en mode “Plan B”.
D’abord, lorsqu’on démarre un projet, on identifie le résultat précis que l’on vise, qui nous donne la direction à prendre (qui constituent ensemble le Plan A). Chaque geste ou action que l’on posera par la suite visera à atteindre ce résultat. On sait que dans un vol de 10 000 km, si le pilote de l’avion change sa trajectoire d’un simple petit degré, il pourra finir sur un tout autre continent que celui qu’il visait au départ. Et c’est le grand danger de n’avoir que le Plan A. Dès qu’un élément externe s’invite ou que quelque chose ne se passe pas comme prévu, on doit déployer une quantité immense d’énergie, d’efforts et de ressources pour ajuster notre course et forcer le projet à revenir dans l’axe prévu au départ.
La solution?
Se permettre d’être en mode Plan B. Être en mode Plan B, c’est être à l’aise à ce qu’un résultat différent existe (point B) ou à ce que le chemin pour s’y rendre soit différent (trajet B). Identifier consciemment un scénario alternatif de succès permet :
de lâcher prise (incluant d’éliminer de la rigidité et de se libérer (de l’illusion) du contrôle),
d’adopter une posture d’ouverture aux opportunités, aux synchronicités.
C’est quoi un bon Plan B
Le meilleur Plan B est celui qui est autant sinon plus intéressant que le scénario initial (Plan A). C’est celui qui nous fait dire que l’un ou l’autre des scénarios peut arriver et on sera tout aussi heureux, serein, fier [insérer ici le qualificatif que tu veux ;)]. Le plan qui te fait dire : “À la grâce de Dieu”, que ce qui doit arriver arrive!
Le Plan B, c’est une stratégie d’adaptation (et un réflexe à développer) qui apporte :
du pouvoir (sur l’issue et le processus)
une posture d’adaptation
de la flexibilité.
En l’utilisant assez souvent, on finit par identifier rapidement dans une situation donnée les éléments sur lesquels on a du contrôle de ceux qu’on ne contrôle pas. Et parmi ceux qu’on contrôle toujours se trouvent nos gestes, nos actions et l’interprétation que l’on a des événements. Le mode Plan B permet de ne pas se placer en victime d’une situation.
Et le processus est relativement simple :
identifier le projet et le Plan A
élaborer un Plan B (qui réponde aux objectifs - qui se rapportent au final à être heureux, être entouré, aimer/être aimé, se réaliser)
ressentir la flexibilité, la libération du contrôle et l’espace qui se crée pour les opportunités et les synchronicités.
Un Plan B, c’est un passeport intérieur vers la liberté qui permet d’éviter de se sentir victime des éléments externes en saisissant son propre pouvoir, en adoptant une posture de flexibilité et d’adaptation. Un Plan B ouvre la porte aux opportunités et confirme qu’on accepte que le succès d’un projet ne passe pas uniquement par notre vision individuelle et initiale. Il invite l’Univers à conspirer avec nous (et pour nous) à la réalisation de nos objectifs, quels qu’ils soient.
P.S. Suis-nous sur ta plateforme préférée : Facebook https://www.facebook.com/quedessolutionslavraiepage, Instagram https://www.instagram.com/que_des_solutions/, LinkedIn https://www.linkedin.com/company/que-des-solutions, Pinterest @Que_des_solutions. Pour nous faire part des tes commentaires/suggestions d'épisodes, tu peux nous écrire ici (par Anchor) ou à claudine ou marylene @quedessolutions.com.Et si tu as aimé cet épisode, svp donne-lui 5 étoiles dans ton appli d'écoute et donne ton avis (ça nous aidera à aider plus de monde en les rejoignant!)
-
Le chaos peut s’inviter rapidement dans notre quotidien et nous forcer à réagir. Au lieu d’être en mode urgence ou en mode réparation (en mode guérison) on propose ici un duo improbable pour intégrer la prévention. Le duo est improbable parce que ces deux outils sont l’un technique et logistique (un échéancier!) et l’autre plus spirituel et introspectif (la méditation!).
Échéancier ou mettre à l’agenda
Si on laisse aller le quotidien, c’est très facile de tomber en mode “réagir aux échéances”. Et pourtant, la plupart des “urgences” sont prévisibles. Plusieurs échéances sont connues longtemps à l’avance et plusieurs tâches que l’on gère ou exécute sont ponctuelles et positionnées dans le temps. L’outil de prédilection pour éviter que les échéances deviennent des urgences est un échéancier. Malheureusement, un échéancier n’est pas universel et pour être efficace, il doit refléter la réalité de celui ou celle qu’il sert. Alors la première étape consiste à prendre un moment (un moment de quadrant II, c’est-à-dire important et non urgent) pour documenter les responsabilités et les échéances. Noter dans un fichier excel ou Airtable ce qui s’invite dans ton quotidien sur une année est le PLUS BEAU CADEAU qu’on peut se faire.
En listant par mois, le responsable, les projets et les actions/tâches à faire, on peut dresser la liste des échéances prévisibles et éviter d’inviter le chaos. Suggestion : si un élément doit arriver à une date précise, mettre cette information dans une colonne “Notes” et conserver l’information par mois.
Adopter un échéancier, c’est aussi adopter la posture d’anticiper les échéances. Dès l’arrivée d’un nouveau projet/dossier, on développe le réflexe d’en extraire les dates importantes et de les ajouter à l’échéancier global. Idéalement, tous les éléments qui nous concernent sont par la suite transposés dans notre agenda/calendrier permettant de fixer ces échéances dans le temps et d’éviter d’avoir à consulter l’échéancier en plus de son propre agenda.
Le but est simple : sortir les petites choses qu’on retient dans sa tête sans les écrire et qui drainent de l’énergie, bouffent notre efficacité et nous réveillent avant l’aube.
Méditer
À l’autre bout du spectre, notre second outil/pratique vise à prendre un temps pour s’asseoir et méditer avec une méditation guidée (celles de Gabby Bernstein (en anglais) ou le programme interactif Headspace sur Netflix (disponible en français)).
L’invitation est simple : faire de la place au quotidien à des moments d’introspection, de relaxation, de méditation. Pour Claudine, c’est au moment de se refaire un café (donc plusieurs fois dans la journée!), elle prend un petit 3 ou 5 ou 10 minutes pour une méditation guidée avec Headspace.
“Guidée”, vraiment? Oui! Tout comme l’athlète professionnel prend les services d’un coach pour guider ses entraînements, on a avantage à ne pas simplement compter sur soi et à se laisser inspirer. Être capable de faire quelque chose seul ne veut pas dire qu’il soit nécessaire de le faire seul. La méditation guidée permet de se laisser porter, de s’abandonner, de se laisser guider.
Accepter de se laisser guider, c’est se dire : “Je n’ai pas besoin d’être systématiquement la personne qui fait, j’ai le droit d’être la personne qui est.” Encore? “Je n’ai pas à être toujours la personne qui FAIT, je peux être la personne qui EST.”
Pas nécessaire de s’asseoir sur un coussin et de brûler de l’encens. Le moment d’introspection que l’on propose peut aussi être dans la marche, en lavant la vaisselle, en pelant des légumes.
[Pour lire la suite de cet article, passe sur notre site web - www.quedessolutions.com, tu y découvriras une foule d'autres inspirations!]
Et si tu as aimé cet épisode, svp donne-lui 5 étoiles dans ton appli d'écoute et donne ton avis (ça nous aidera à aider plus de monde en les rejoignant!)
-
T’entends-tu parfois dire (ou penser) : “j’aimerais tellement…” ou “quand j’étais plus jeune, je rêvais de…” ou “si ça n’était pas de (une situation/une personne), je m’écouterais et je ferais…” Dans cet épisode, on veut te proposer une nouvelle façon de regarder une opportunité, un désir, une vision. La nouvelle question qu’on propose est la suivante : est-ce que c’est “un jour…” ou c’est le “Jour 1 de…”?
Pourquoi?
D’abord, loin de nous l’idée de se faire sentir coupable de ne pas être dans l’action (et on déteste toute forme de coaching qui prône cette idée de toujours “faire”!).
Il y a un temps pour tout :
un temps pour s’inspirer, pour s'asseoir, pour méditer, pour entrer à l’intérieur de soi,
un temps pour s’informer, pour amasser de l’information, pour consommer de la formation,
un temps pour créer
(plusieurs de nos journées sont composées d’un peu de tout ça!)
un temps pour bouger, pour se placer dans l’action, pour poser le premier geste.
C’est illusoire de penser qu’on peut toujours être dans l’action (et c’est malsain de se faire sentir coupable de ne pas être systématiquement dans l’action!). S’imposer un plan d’action et des gestes quotidiens alors qu’on hésite sur la vision, c’est la recette pour se brûler et se décourager.
Rêver, s’inspirer, s’immobiliser : c’est nécessaire à certains moments. Encore plus pour les “Generators” selon le human design (70% de la population). (Si le sujet t’intéresse, passe voir cet article Q&A sur Goop). Le Generator (une génératrice - une locomotive qui produit sa propre énergie vitale à l’infini) doit adopter la stratégie d’attendre pour répondre (wait to respond). Tenter d’initier le mouvement sans percevoir un “indice” de bouger fait souvent avorter les projets du Generator. Lorsqu’il applique sa stratégie et qu’il répond à un élément déclencheur, le Generator est une force vive difficile à arrêter, un rassembleur qui peut réaliser à peu près tout ce qu’il entreprend. (Claudine a personnellement vécu cette situation des dizaines de fois, en se “forçant” à démarrer, à lancer la conversation, à aller aux devants des projets sans attendre de ressentir un élément déclencheur. La découverte de cette stratégie et du human design a changé sa vie (oui, oui, rien de moins!).
Comment? : en écoutant
La première étape, c’est d’écouter l’inspiration, la vision - de l’accueillir. Qu’il trône sur ton tableau de visualisation ou qu’il te vienne quelques fois par année, ton désir/ta vision mérite d’être accueilli et abordé. C’est le vieux rêve de partir en sac à dos avec une amie et faire un tour de l’Europe? ou créer tes propres bijoux? ou renouer avec une ancienne connaissance? ou changer de carrière et retourner aux études? Peu importe ce désir, lorsqu’il émerge, on te propose de :
l’accueillir
sans jugement
sans le refouler
et de te déposer assez longtemps pour lui poser LA question
Pour lire la suite de cet article, passe sur notre site www.quedessolutions.com. Tu y découvriras une foule d'autres inspirations! P.S. Suis-nous sur ta plateforme préférée : Facebook https://www.facebook.com/quedessolutionslavraiepage, Instagram https://www.instagram.com/que_des_solutions/, LinkedIn https://www.linkedin.com/company/que-des-solutions, Pinterest @Que_des_solutions. Pour nous faire part des tes commentaires/suggestions d'épisodes, tu peux nous écrire ici (par Anchor) ou à claudine ou marylene @quedessolutions.com.
Et si tu as aimé cet épisode, svp donne-lui 5 étoiles dans ton appli d'écoute et donne ton avis (ça nous aidera à aider plus de monde en les rejoignant!)
-
À plusieurs reprises, dans le podcast ou les formations, on parle de notre utilisation des tableaux de visualisation. On a décidé de partager la pratique de Claudine pour la création de ses tableaux de visualisation.
C’est connu, les stratégies, les outils, les systèmes, on en mange. On aime tout ce qui nous aide à passer efficacement du point A au point B. Mais encore faut-il qu’il existe, le fameux “point B”!
Quand on entame un projet, on a souvent une vision claire (des objectifs, des indicateurs, des résultats visés). Mais ça n’est pas toujours le cas (surtout dans les projets plus “personnels” ou dans notre carrière (ou même notre vie). Sans une vision de ce à quoi un demain idéal pourrait ressembler, on peut tomber facilement dans l’errance. Pour trouver l’alignement et donner un sens à nos gestes du quotidien, on veut pouvoir les rattacher à nos valeurs, à une destination (même vague ou imprécise), nos grands objectifs de vie (ou au moins à comment on veut se sentir).
Claudine a décortiqué les étapes de confection de ses tableaux de visualisation.
Les étapes
Le processus de création du tableau de visualisation se déroule à quelques moments, sur toute l’année. (Pour l'article complet relatant les propos de Claudine, passe sur quedessolutions.com dans la section Articles & Podcast :)
Pochette remplie de coupures de revues : mots et images Revues Conservation Sélection principale Du temps… Rétrospective Intégration Archives Cartes sur table Thèmes Support Bricolage Près des yeux… Abandonner/décrocherLe but d’un tableau de visualisation, ça n’est pas d’être un plan d’action. Il ne fait pas partie du quotidien, on ne travaille pas “dessus” ou “dedans”. Il inspire, il est la représentation matérielle de désirs, de visions, de valeurs, d’émotions désirées, de rêves. Construire son tableau, c’est appuyer le doigt à la surface de l’eau. On n’a pas à créer des vagues constamment, en restant sur le bord de l’étang. On traverse la surface une fois et on laisse les ondes se propager, jusqu’au bout, et revenir amplifiées.
Suis-nous sur ta plateforme préférée : Facebook https://www.facebook.com/quedessolutionslavraiepage, Instagram https://www.instagram.com/que_des_solutions/, LinkedIn https://www.linkedin.com/company/que-des-solutions, Pinterest @Que_des_solutions. Pour nous faire part des tes commentaires/suggestions d'épisodes, tu peux nous écrire ici (par Anchor) ou à claudine ou marylene @quedessolutions.com.
Et si tu as aimé cet épisode, svp donne-lui 5 étoiles dans ton appli d'écoute et donne ton avis (ça nous aidera à aider plus de monde en les rejoignant!)
-
On propose ici une façon différente de voir l’exécution de ton travail. Et ça part de l’empathie, la capacité de s’identifier à l’autre dans ce qu’il ressent. Mais pas celle pour les autres (bien qu’on l’utilise souvent en design thinking), l’empathie pour “toi de demain” ou “toi du futur”.
Euh? Quoi?
Reste avec nous!
Ce qu’on te suggère ici c’est d’analyse une tâche/responsabilité en visant que celle-ci n’ait pas seulement l’impact direct prévu (ex. produire le document de présentation pour ton prochain conseil d’administration), mais d’ajouter au moins un autre impact, un autre bénéfice à cette tâche. Dans notre exemple, ce sera le fait de penser ton document, au départ, en tant que futur “modèle” pour tes autres présentations (et non pas seulement pour servir son présent dessein). Tant qu’à investir 2-3h pour la création d’un document, le fait de prendre soin de “toi de demain” en prévoyant déjà une copie “Modèle”, où tu gardes les titres et les cadres d’images et de photos, où tu ajoutes déjà un sujet que tu sais devoir présenter au prochain CA, te permet d’utiliser ton présent focus pour créer un autre impact, plus tard.
La création de modèles est devenue, chez Que Des Solutions, un automatisme. Tout est pensé en fonction d’être réutilisé. On a même poussé le concept plus loin, en créant le modèle et en créant déjà le prochain document (ex. ordre du jour, rapport annuel, récapitulatif pour l’équipe). Résultat : à mesure que les événements arrivent (présence médiatique, rencontre de laquelle on prend des photos, suivi d’un nouveau mandat), on l’ajoute au document (quelques mots, une photo) pour que le “nous de demain” ait déjà plusieurs éléments en main au moment de produire le document.
Dans la confection d’un rapport annuel, cette habitude de dupliquer l’impact des tâches permet de développer le réflexe de regrouper l’information à mesure, de la colliger dans un document (ou une table Airtable) et d’éviter d’attendre à la dernière minute et ameuter les collègues pour produire un document à temps pendant une semaine!
La même chose s’applique aux réunions. Les plus formelles possèdent habituellement un ordre du jour, mais même les réunions plus informelles entre collègues mériteraient d’en avoir un. Encore mieux, en utilisant des outils comme Beenote ou Asana, on peut avoir accès à nos modèles d’ordre du jour et produire des comptes-rendus de façon instinctive, seulement en prenant des notes dans des réunions ou des sous-tâches.
La prochaine fois que tu entames un suivi de fournisseur, un nouveau projet ou une portion de tâches/responsabilités (surtout si elles sont récurrentes), on te suggère de te poser la question :
comment puis-je faire une fois cette tâche et en récolter plusieurs fruits?C’est une invitation à sortir de la pensée très linéaire d’échanger de l’argent contre du temps à faire des tâches. Cette pensée “employée”, très liée à l’aire industrielle, ne te fait pas toucher à ton plein potentiel. Ne pas voir la tâche comme des minutes à passer, mais comme une occasion d’utiliser ton temps et tes efforts comme un levier, pour plus tard, te permet d’optimiser les minutes que tu passes. Et c’est une façon d’exprimer toute ton expertise!
Voici quelques questions pour te permettre d’entamer la réflexion sur les tâches/responsabilités dont tu pourrais déjà dupliquer l’impact : demande l'accès au document ici.
Et si tu as aimé cet épisode, svp donne-lui 5 étoiles dans ton appli d'écoute et donne ton avis (ça nous aidera à aider plus de monde en les rejoignant!)
-
Si tu lis ces mots, tu te dis peut-être (comme nous la première fois) : “Oh non non, moi, abandonner : jamais!” La première fois que le concept nous a été présenté, c’est un formateur qui tenait un bâton entre les deux mains et qui disait : “Oui oui, vous lâchez prise (mais il lâchait une main, puis l’autre, sans jamais lâcher le bâton). Moi, je vous suggère d’abandonner!” (et il laissa alors tomber le bâton par terre). Tu visualises le moment (avec le bruit)?
Et le mot fait encore plus réagir ceux qui ont eu à guérir une blessure d’abandon. Si c’est ton cas, on t’envoie plein d’amour. Et on te suggère de rester ouvert.e à explorer le concept.
Quand tu formules une intention claire + que tu la lances dans l’Univers = l’Univers conspire à t’apporter ce que tu demandes. Ce n’est pas magique. Tu le sais, tu l’as déjà vu/vécu. Prends quelques secondes pour te souvenir d’un moment où tu as reçu exactement ce dont tu avais besoin dès que cette demande est devenue claire. Ça avait l’air d’arriver par magie. Mais non. C’est quand tu 1) abandonnes l’illusion du contrôle, que tu 2) formules en toi une intention claire et que tu 3) l’assumes pleinement et la déclares (à l’écrit ou à l’oral, mais en-dehors de ta tête) que tu déclenches ta magie.
Le bout d’abandonner est HYPER important (sinon, tu te donnes des objectifs, tu fais des plans, tu calcules et tu te convaincs que tu n’as pas assez d’argent, de temps ou de contacts pour arriver à ce que tu désires.)
On réfère à ce concept en le nommant “manifestation” et s’il t’est étranger, mais qu’il t’intéresse, une super auteure pour aborder ces concepts est Gabrielle (Gabby) Bernstein.
Et maintenant, un peu plus sur la résistance. Celle que tu as sûrement ressentie à la lecture du mot “Abandonner”. Steven Pressfield en parle dans son livre “The War of Art” (à lire absolument!). Il analyse la résistance qui apparaît automatiquement dès qu’on vise à passer à un état “supérieur”, à la prochaine étape. Que ce soit dans l’écriture d’un livre (le propos de départ de Pressfield), dans un projet de perte de poids, dans la planification d’un voyage, dans la création d’une entreprise, dans un projet de retour aux études, toute volonté de passer au “niveau supérieur” créera de la résistance. C’est un fait (donc il faut cesser de te culpabiliser d’y faire face). La résistance est à l’acte de se transformer ce que l’ombre est à la lumière, dès que l’un apparaît, l’autre est créé.
Abandonner c’est sortir de sa zone de confort, c’est viser le niveau supérieur. Abandonner, donc, créera de la résistance en toi.
Alors on est pris avec la résistance et il faut forcer et ramer à sens contraire?? Non, pas du tout. Il existe plein de trucs pour plonger dans la résistance, la contourner ou lui retirer son pouvoir sur nous. On en préfère un plus que les autres.
LE truc (qui nous vient de Mel Robbins, on l’adore!) 👍:
5… 4… 3… 2… 1… action.
Voilà (pour vrai).
Quand tu penses à faire le geste, l’action, la prochaine étape de ton projet, avant même que la résistance (le doute, la petite voix plate) ait le temps de se manifester, tu démarres ton décompte (dans ta tête ou tout haut)
5…
4…
3…
2…
1…
Go (ou action, allez-hop, bref choisis ton mot). Et tu y vas!
Après avoir focusé sur le décompte (qui permet à ton cerveau de se concentrer sur une tâche précise et qui met en sourdine la résistance), tu te lèves et tu vas faire la tâche/action qui te permet d’avancer ton projet. C’est presque trop simple. Et ça marche!
Pour l'article de blog complet lié à cet épisode, viens nous voir sur quedessolutions.com.
Et si tu as aimé cet épisode, svp donne-lui 5 étoiles dans ton appli d'écoute et donne ton avis (ça nous aidera à aider plus de monde en les rejoignant!)
-
La première :
La fin d’année au 31 décembre est un concept. Sans plus. Rien dans l’Univers ne marque officiellement ce passage. C’est le pape Grégoire XIII qui l’a fait adopter à la fin des années 1500. Cette division de l’année sur 12 mois, de janvier à décembre est un concept qui nous permet de mesurer le temps de la même façon à travers les nations. Alors si la fin d’année te donne de l’anxiété, si tu mesures ta valeur à ce que tu as accompli avant le 31 décembre : décroche! D’ailleurs, on t’invite même à faire ce que Claudine a fait avec Que Des Solutions au moment de créer l’entreprise et à choisir une autre date que le 1er janvier comme début d’année financière (dans notre cas c’est le 1er décembre). Les entreprises (au Québec) peuvent choisir leur date de fin d’année financière (à leur création ou à tout moment de son existence en déposant des statuts de modification). Comme le dit l’auteure Theresa Anne Fowler, “La plupart des règles sont des vieilles habitudes que les gens ont peur de changer”.
La seconde :
Oublie les résolutions! Fais comme le suggérait récemment Gabby Bernstein et sors les résolutions de ton vocabulaire. Pour une bonne raison : elles émanent du mot “résoudre” qui sous-entend qu’il y a un problème dont on cherche la solution. L’énergie qui s’attache à la résolution en est une de manque, de longueur de retard. Gabby suggère de choisir une intention. Déclarer une intention pour l’année ou l’étape qui vient fait appel à la magie en nous. Un coup de baguette et hop : que 2023 soit mon année de X et de Y et je veux me sentir Z.
Un petit plus :
On adore les cartes (d’abondance, des anges, de la lune, des archétypes d’animaux) toutes les cartes de type oracle qui nous permettent d’aller chercher des réponses dans l’intangible. Claudine a donc décidé d’en piger trois pour l’année qui vient (avec l'aide de Line, sa maman, qui nous témoigne sa présence avec un sou de 1952, son année de naissance, qui tombe des cartes en début de lecture... wouah!)
Alors voilà ton message pour 2023
Le corbeau blanc | Fais confiance à la magieRien dans l’Univers n’est dû au hasard. Les coïncidences ont une signification. Le corbeau blanc t’invite à porter attention aux synchronicités. Le corbeau blanc te guide, il est un messager de l’Univers. L’Univers conspire en ta faveur. Fais confiance à la magie qui est partout!
L’antilope | La vie s’accélèreTon évolution personnelle et ta co-création puissante accélèrent. Déclare tes intentions et prends action pour rendre tes rêves, une réalité. Si tu as fait des plans pour ta carrière ou tes finances, c’est le moment de monter tout ça d’un cran. Si tu te questionnes sur une relation, fais le premier pas. La vitesse de l’antilope va rendre tes projets bien intéressants!
L’éléphant | Apprends du passéMême si tu souhaites pouvoir laisser le passé derrière toi, l’éléphant te rappelle que la mémoire est importante. Ce qui s’est passé avant te permet de comprendre ce qui se passe aujourd’hui. Tu portes en toi la force et la dignité. L’éléphant t’invite à reconnaître le passé pour les leçons qu’il t’apporte. Toutes les histoires que tu portes peuvent être racontées de plusieurs façons, choisis la tienne et tu peux choisir de raconter la tienne d’une manière qui te donne force et sagesse.
Alors pour 2023, ouvre-toi aux synchronicités, accepte que tes intentions génèrent des actions qui accélèrent la cadence de tes réalisations et honore ton passé et tes erreurs, et raconte ton histoire à ta façon.
-
La famille de Claudine a un nouveau membre : un chaton, Louis. Et cette belle aventure qui commence lui a fait quelques rappels de grands principes de la vie. Les ingrédients de base pour prendre soin d’un chaton, c’est aussi ce qu’on doit faire pour soi.
Combler les besoins de baseChaton : Les 72h premières heures sont cruciales avec un chaton : présenter la litière, le bol d’eau et la nourriture après avoir “cat-proofé” la maison pour finalement s’assurer qu’il fait ses besoins (et au bon endroit).
Toi : On a naviguer le virtuel/hybride récemment avec une suite sans fin de teams/zoom/meet sans aller aux toilettes, sans boire, en sautant même des repas… c’est NON! Ce qu’il faut prévoir :
5 minutes entre les rencontres eau fraîche accessible (pichet, grand verre) s’arrêter pour manger une collation nourrissante et pour dîner rencontres de 20-25 ou 50 minutes (au lieu de 30 ou 60) repas (ne pas avoir à se poser la question : soit manger la même chose ou avoir un lunch prêt) idéalement : bouger, s’aérer le cerveau, marcherLa clé ici : réhausser nos standards de soins pour nous-mêmes comme si c’était un bébé chat!
Fournir un environnement sécuritaireChaton : “Cat-proofer” chez Claudine a voulu dire retirer les élastiques, les emballages jetables, les flocons métalliques de décoration de Noël et même tourner un divan sur le côté dans la journée.
Toi : Dans ton entourage, est-ce que tu côtoies des gens stressés, tu vis des micro-agressions, du harcèlement? Y a-t-il des moments où tu ne te sens pas en sécurité? Pouvoir dire ta vérité, tes sentiments et établir des limites c’est le reflet d’un environnement sain et RIEN ne justifie qu’on endure de ne pas se sentir en sécurité (ni une paie, ni une stabilité, ni une illusion de certitude, ni une relation qui dure depuis longtemps…).
Commencer petitChaton : l’idéal c’est de l’accueillir dans une petite pièce fermée, dans un environnement réduit pour qu’il s’adapte et étende par la suite sa zone de confort et développe confiance.
Toi : Prends-tu des trop gros projets, des trop grosses bouchées, joues-tu à “tant qu’à” en te mettant plus de pression que nécessaire? Le “planning fallacy” (ou le sophisme de la planification) c’est la démonstration scientifique que l’on sous-estime le temps que prendra une tâche. L’humain a tendance à ne pas tenir compte des preuves historiques dans sa planification (“ça me prend toujours une journée complète pour fermer le mois dans la comptabilité, mais je pourrai sûrement le faire en 2h…”). N’essaie pas de manger un éléphant en une bouchée (ou seul.e!). Un truc Que Des Solutions : si tu te poses la question “Ce projet est-il trop gros/ambitieux pour l’instant?” c’est déjà une indication qu’il l’est sûrement! Pourquoi ne pas le morceler (ce qui te permettra de déjouer ton cerveau dans son sophisme de la planification!) et mettre seulement la première partie dans ton assiette et le reste dans ton agenda?
Y mettre BEN de l’amour!Chaton : dès qu’il se manifeste, on doit être là, le flatter, lui parler et s’asseoir avec lui… lui confirmer qu’on est sa nouvelle famille..
Toi : Mets-y de l’amour! BEN de l’amour! Sois la personne qui s'assure que les liens se créent, reviens à l’humain devant toi. Dans toutes nos journées, dans tous nos projets : le secret c’est d’y ajouter de l’amour. Quand il y a du ouache : ajouter de l’amour. Quand ça va bien : ajouter de l’amour. On peut choisir de devenir le canal par lequel passe l’Amour. Toute la lumière et l’énergie passe ainsi par nous pour rayonner vers l’autre et dans le monde.
Si tu as aimé cet épisode, svp donne-lui 5 étoiles dans ton appli d'écoute et donne ton avis!
- Laat meer zien
![Documenter la mémoire de ton organisation sans te casser la tête - Partie 1 [Épisode 88]](https://is3-ssl.mzstatic.com/image/thumb/Podcasts122/v4/d1/de/10/d1de1005-c5c2-2de5-4b37-3557f8e67374/mza_14047369717494339077.jpg/80x80bb.jpg)